Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady zbierania, wykorzystywania, przechowywania, przekazywania oraz ochrony danych osobowych użytkowników strony internetowej https://recrutagency.artkostudio.com (dalej — „Strona”).

Polityka ma zastosowanie do wszystkich odwiedzających Stronę, w szczególności do przedstawicieli pracodawców, potencjalnych partnerów, kandydatów poszukujących pracy oraz innych osób, które przekazują swoje dane za pośrednictwem formularzy na Stronie, komunikatorów, poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji Recrut Agency.

Administratorem danych osobowych jest Recrut Agency / Real Invest Group Sp. z o.o., 5252901691, e-mail: artur.k@reachastral.com, telefon: +48 574 055 757 (dalej — „Administrator”, „my”, „nas”).

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem UE o ochronie danych (GDPR / RODO), przepisami prawa polskiego w zakresie ochrony danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.

2. Podstawowe pojęcia

W niniejszej Polityce stosowane są następujące pojęcia:

• dane osobowe — wszelkie informacje, które pozwalają bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osobę fizyczną;
• użytkownik — każda osoba, która odwiedza Stronę lub przekazuje dane za pośrednictwem formularzy na Stronie, poczty elektronicznej, komunikatorów lub innych kanałów komunikacji;
• przedstawiciel pracodawcy — osoba, która kontaktuje się w imieniu firmy, przedsiębiorstwa lub organizacji w sprawie rekrutacji personelu, outsourcingu pracowników lub współpracy z Recrut Agency;
• kandydat — osoba poszukująca pracy lub zainteresowana otrzymaniem informacji o ofertach pracy, zatrudnieniu, legalizacji pobytu lub pracy;
• przetwarzanie danych osobowych — każda czynność wykonywana na danych osobowych, w tym zbieranie, zapisywanie, przechowywanie, aktualizowanie, wykorzystywanie, przekazywanie, usuwanie lub niszczenie;
• pliki cookie — niewielkie pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu użytkownika, które mogą być wykorzystywane do działania Strony, analityki, reklamy lub zapamiętywania ustawień.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

Zakres danych osobowych zależy od sposobu, w jaki użytkownik wchodzi w interakcję ze Stroną oraz z Recrut Agency.

3.1. Dane przedstawicieli pracodawców i partnerów

• imię i nazwisko osoby kontaktowej;
• stanowisko lub rola w firmie;
• nazwa firmy / przedsiębiorstwa;
• kraj, miasto lub lokalizacja pracy;
• numer telefonu, e-mail, nick lub kontakt w komunikatorze;
• informacje o zapotrzebowaniu na personel: rodzaj pracowników, liczba pracowników, oczekiwana data rozpoczęcia pracy, grafik, warunki pracy, wymagania wobec kandydatów, poziom kwalifikacji, znajomość języków, dostępność zakwaterowania lub inne szczegóły oferty pracy;
• informacje, które użytkownik dobrowolnie podaje w formularzu zgłoszeniowym, podczas konsultacji lub w dalszej komunikacji.

3.2. Dane kandydatów

• imię i nazwisko;
• numer telefonu, e-mail, kontakt w komunikatorze;
• kraj pobytu lub preferowany kraj zatrudnienia;
• doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, umiejętności zawodowe, znajomość języków;
• oczekiwany format pracy, preferowana oferta pracy lub obszar zatrudnienia;
• informacje o prawie pobytu lub pracy, jeżeli takie informacje są niezbędne do dalszego wsparcia i są przekazywane przez użytkownika dobrowolnie;
• inne dane, które kandydat samodzielnie przekazuje za pośrednictwem formularzy, komunikatorów, e-maila lub podczas konsultacji.

Nie zaleca się przesyłania za pośrednictwem ogólnych formularzy na Stronie kopii dokumentów, danych paszportowych, numeru PESEL, danych bankowych, informacji medycznych ani innych danych wrażliwych, chyba że Administrator osobno poprosi o takie dane za pośrednictwem bezpiecznego kanału komunikacji i wyjaśni cel ich przetwarzania.

3.3. Dane techniczne i analityczne

• adres IP;
• typ przeglądarki, system operacyjny, model urządzenia;
• język przeglądarki, przybliżona geolokalizacja ustalana na podstawie parametrów technicznych;
• data, godzina i czas trwania wizyty na Stronie;
• strony przeglądane przez użytkownika;
• źródło przejścia na Stronę, znaczniki UTM, kampania reklamowa;
• działania na Stronie: kliknięcia przycisków, wypełnianie formularzy, wysyłanie zgłoszeń;
• dane cookie oraz dane z podobnych technologii.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• przyjmowanie i obsługa zgłoszeń ze Strony;
• kontakt z użytkownikiem po wypełnieniu formularza „Zamów telefon”, „Zostaw zgłoszenie”, „Uzyskaj konsultację” lub innego formularza na Stronie;
• udzielanie pracodawcom konsultacji dotyczących rekrutacji personelu, outsourcingu pracowników, wsparcia prawnego oraz warunków współpracy;
• przygotowanie oferty handlowej, prognozy terminu zamknięcia wakatu, umowy lub innej dokumentacji na potrzeby potencjalnej współpracy;
• dobór kandydatów zgodnie z potrzebami pracodawcy;
• komunikacja z kandydatami dotycząca ofert pracy, warunków pracy, zakwaterowania, legalizacji pobytu lub zatrudnienia;
• prowadzenie historii zgłoszeń i statusów zgłoszeń w systemie CRM;
• organizacja dalszej współpracy, zawieranie i wykonywanie umów;
• analiza skuteczności Strony, reklam oraz formularzy zgłoszeniowych;
• ulepszanie struktury, treści, wygody użytkowania oraz bezpieczeństwa Strony;
• wyświetlanie odpowiednich reklam, remarketing oraz ocena skuteczności kampanii reklamowych — pod warunkiem posiadania odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez prawo;
• wykonywanie obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych lub regulacyjnych Administratora;
• ochrona praw, uzasadnionych interesów oraz bezpieczeństwa Administratora, użytkowników i partnerów.

5. Podstawy prawne przetwarzania danych

W zależności od sytuacji dane osobowe mogą być przetwarzane na następujących podstawach prawnych:

• zgoda użytkownika — na przykład podczas wypełniania formularza, udzielenia zgody na komunikację marketingową lub wykorzystanie analitycznych/marketingowych plików cookie;
• podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy — gdy użytkownik kontaktuje się w sprawie współpracy, zatrudnienia, rekrutacji personelu lub uzyskania usług;
• wykonanie obowiązków prawnych Administratora — w szczególności w zakresie prawa księgowego, podatkowego, prawa pracy lub prawa migracyjnego, jeżeli takie obowiązki mają zastosowanie;
• uzasadniony interes Administratora — w szczególności komunikacja z użytkownikami, prowadzenie CRM, zapewnienie bezpieczeństwa Strony, ochrona interesów prawnych, analiza skuteczności usług oraz poprawa jakości obsługi.

6. Formularze na Stronie i dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych za pośrednictwem formularzy na Stronie jest dobrowolne, ale może być niezbędne do uzyskania konsultacji, telefonu zwrotnego, oferty handlowej, informacji o ofertach pracy lub rozpoczęcia współpracy.

Jeżeli użytkownik nie poda danych kontaktowych, Administrator może nie mieć możliwości odpowiedzi na zgłoszenie lub przekazania żądanych informacji.

Klikając przycisk wysłania formularza, użytkownik potwierdza, że zapoznał się z niniejszą Polityką i rozumie zasady przetwarzania swoich danych osobowych.

7. CRM, analityka i narzędzia reklamowe

Do obsługi zgłoszeń, komunikacji oraz prowadzenia historii interakcji z użytkownikami Administrator może wykorzystywać system CRM HubSpot lub inny system CRM podłączony do Strony.

Do analizy działania Strony, zachowania użytkowników oraz skuteczności kampanii reklamowych mogą być wykorzystywane Google Analytics, Google Tag Manager, Meta/Facebook Pixel oraz inne podobne narzędzia.

Takie usługi mogą zbierać dane techniczne i analityczne za pomocą plików cookie, pikseli, tagów lub podobnych technologii. Analityczne i marketingowe pliki cookie są wykorzystywane wyłącznie pod warunkiem posiadania odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez prawo.

8. Pliki cookie

Strona może wykorzystywać następujące kategorie plików cookie:

• niezbędne pliki cookie — zapewniają podstawowe działanie Strony, bezpieczeństwo, ładowanie stron oraz wysyłanie formularzy;
• analityczne pliki cookie — pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy wchodzą w interakcję ze Stroną, jakie strony przeglądają i z jakich formularzy korzystają;
• marketingowe pliki cookie — mogą być wykorzystywane do wyświetlania odpowiednich reklam, remarketingu oraz pomiaru skuteczności kampanii reklamowych;
• funkcjonalne pliki cookie — mogą zapamiętywać ustawienia użytkownika, na przykład język lub inne parametry interakcji ze Stroną.

Użytkownik może zmienić ustawienia plików cookie w banerze zgody na Stronie lub w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie niektórych plików cookie może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji Strony.

9. Komu mogą być przekazywane dane osobowe

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów opisanych w niniejszej Polityce. Odbiorcami danych mogą być:

• pracownicy oraz upoważnieni przedstawiciele Recrut Agency;
• dostawcy hostingu, domeny, wsparcia technicznego oraz administracji Stroną;
• systemy CRM, usługi poczty elektronicznej, telefonii, komunikatorów i komunikacji;
• dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w szczególności Google oraz Meta, jeżeli takie narzędzia są podłączone do Strony;
• doradcy prawni, księgowi, podatkowi lub kadrowi, jeżeli jest to niezbędne do współpracy lub wykonania wymogów prawnych;
• pracodawcy lub partnerzy, jeżeli kandydat wyraził zgodę albo jeżeli przekazanie danych jest niezbędne do rozpatrzenia kandydatury, organizacji zatrudnienia lub wykonania ustaleń;
• organy państwowe, sądy, organy nadzorcze lub inne uprawnione podmioty — wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników osobom trzecim.

10. Międzynarodowe przekazywanie danych

Ponieważ Recrut Agency może współpracować z pracodawcami, kandydatami, partnerami i usługami w różnych krajach, dane osobowe mogą być przekazywane poza Polskę lub Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności w związku z korzystaniem z międzynarodowych usług IT, CRM, analityki, narzędzi reklamowych lub współpracy z kandydatami z Ukrainy, Białorusi, krajów Azji lub innych państw.

W przypadku międzynarodowego przekazywania danych Administrator stosuje odpowiednie podstawy prawne oraz mechanizmy ochronne przewidziane w GDPR, w szczególności standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub inne dostępne zabezpieczenia, jeżeli są one niezbędne.

11. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, albo przez okres przewidziany przepisami prawa.

• dane z formularzy zgłoszeniowych i konsultacyjnych — przez okres obsługi zgłoszenia oraz dalszej komunikacji, jednak zazwyczaj nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu, jeżeli nie rozpoczęto współpracy umownej;
• dane związane z umową, fakturami, księgowością lub obowiązkami prawnymi — przez okresy przewidziane odpowiednimi przepisami prawa;
• dane kandydatów — przez okres rekrutacji i organizacji zatrudnienia, a w przypadku zgody na przyszłe oferty pracy — do czasu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy;
• dane marketingowe — do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
• dane techniczne i analityczne — zgodnie z ustawieniami konkretnych usług analitycznych, reklamowych i technicznych.

Po upływie odpowiedniego okresu dane osobowe są usuwane, anonimizowane albo przechowywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ochrony interesów prawnych Administratora.

12. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo:

• uzyskać potwierdzenie, czy jego dane osobowe są przetwarzane;
• uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
• żądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• żądać usunięcia danych, jeżeli istnieją ku temu podstawy prawne;
• żądać ograniczenia przetwarzania danych;
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora;
• wycofać zgodę na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, jeżeli ma to zastosowanie;
• wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem: artur.k@reachastral.com.

Użytkownik ma również prawo wnieść skargę do polskiego organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska, strona: https://uodo.gov.pl.

13. Komunikaty marketingowe

Administrator może wysyłać użytkownikowi komunikaty informacyjne lub marketingowe dotyczące usług Recrut Agency, ofert pracy, warunków współpracy, ofert specjalnych lub przydatnych materiałów wyłącznie w przypadku posiadania odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez prawo.

Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z komunikatów marketingowych, pisząc na e-mail artur.k@reachastral.com z tematem „Rezygnacja z komunikatów marketingowych” lub korzystając z innego dostępnego mechanizmu wypisania się, jeżeli został przewidziany w wiadomości.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, które mogłyby wywoływać wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływać.

Narzędzia reklamowe i analityczne mogą wykorzystywać ograniczone profilowanie w celu tworzenia grup odbiorców, analizy skuteczności reklam lub wyświetlania odpowiednich ogłoszeń. Takie profilowanie nie jest wykorzystywane do automatycznego podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia, zawarcia umowy lub świadczenia usług.

15. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub niezgodnym z prawem ujawnieniem.

Do takich środków mogą należeć kontrola dostępu do CRM i innych systemów, korzystanie z bezpiecznych kanałów komunikacji, ograniczenie dostępu wyłącznie do osób upoważnionych, tworzenie kopii zapasowych, aktualizacje oprogramowania oraz inne rozsądne środki bezpieczeństwa.

Jednocześnie przekazywanie danych przez Internet nie może być całkowicie pozbawione ryzyka, dlatego użytkownikom nie zaleca się przesyłania przez otwarte formularze na Stronie nadmiernych lub wrażliwych danych, które nie są niezbędne do pierwotnego zgłoszenia.

16. Linki do zasobów zewnętrznych

Strona może zawierać linki do zewnętrznych stron internetowych, usług, sieci społecznościowych, komunikatorów lub platform. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za polityki prywatności oraz praktyki przetwarzania danych osobowych takich zewnętrznych zasobów.

Przed przekazaniem danych na platformach zewnętrznych użytkownikowi zaleca się zapoznanie się z ich własnymi politykami prywatności.

17. Zmiany w Polityce

Administrator może okresowo aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w przypadku zmiany funkcjonalności Strony, podłączenia nowych usług, zmiany sposobów przetwarzania danych osobowych lub wymogów prawnych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na Stronie. Nowa wersja Polityki wchodzi w życie z chwilą jej opublikowania, chyba że w samej Polityce wskazano inaczej.

18. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

We wszystkich sprawach związanych z niniejszą Polityką, przetwarzaniem danych osobowych lub realizacją praw użytkownika można skontaktować się z Administratorem:

strona: https://recrutagency.artkostudio.com.

firma: Recrut Agency / Real Invest Group Sp. z o.o.;

e-mail: artur.k@reachastral.com;

telefon: +48 574 055 757;