Політика конфіденційності

1. Загальні положення

Ця Політика конфіденційності визначає порядок збирання, використання, зберігання, передачі та захисту персональних даних користувачів вебсайту https://recrutagency.artkostudio.com (далі — «Сайт»).

Політика застосовується до всіх відвідувачів Сайту, зокрема до представників роботодавців, потенційних партнерів, кандидатів, які шукають роботу, та інших осіб, які залишають свої дані через форми Сайту, месенджери, електронну пошту або інші канали комунікації Recrut Agency.

Адміністратором персональних даних є Recrut Agency / Real Invest Group Sp. z o. o., 5252901691, e-mail: artur.k@reachastral.com, телефон: +48 574 055 757 (далі — «Адміністратор», «ми», «нас»).

Адміністратор обробляє персональні дані відповідно до Загального регламенту захисту даних ЄС (GDPR / RODO), законодавства Польщі у сфері захисту персональних даних та іншого застосовного законодавства.

2. Основні поняття

У цій Політиці використовуються такі поняття:

• персональні дані — будь-яка інформація, що дозволяє прямо або опосередковано ідентифікувати фізичну особу;
• користувач — будь-яка особа, яка відвідує Сайт або передає дані через форми Сайту, електронну пошту, месенджери чи інші канали зв’язку;
• представник роботодавця — особа, яка звертається від імені компанії, підприємства або організації щодо підбору персоналу, аутсорсингу працівників або співпраці з Recrut Agency;
• кандидат — особа, яка шукає роботу або зацікавлена в отриманні інформації про вакансії, працевлаштування, легалізацію перебування чи роботи;
• обробка персональних даних — будь-яка дія з персональними даними, включно зі збиранням, записом, зберіганням, уточненням, використанням, передачею, видаленням або знищенням;
• файли cookie — невеликі текстові файли, які зберігаються на пристрої користувача та можуть використовуватися для роботи Сайту, аналітики, реклами або запам’ятовування налаштувань.

3. Які персональні дані ми можемо обробляти

Склад персональних даних залежить від того, як саме користувач взаємодіє із Сайтом та Recrut Agency.

3.1. Дані представників роботодавців та партнерів

• ім’я та прізвище контактної особи;
• посада або роль у компанії;
• назва компанії / підприємства;
• країна, місто або локація роботи;
• номер телефону, e-mail, нікнейм або контакт у месенджері;
• інформація про потребу в персоналі: тип працівників, кількість працівників, бажана дата виходу, графік, умови роботи, вимоги до кандидатів, рівень кваліфікації, знання мов, наявність житла або інші деталі вакансії;
• інформація, яку користувач добровільно зазначає у формі заявки, під час консультації або в подальшій комунікації.

3.2. Дані кандидатів

• ім’я та прізвище;
• номер телефону, e-mail, контакт у месенджері;
• країна перебування або бажана країна працевлаштування;
• досвід роботи, кваліфікація, професійні навички, знання мов;
• очікуваний формат роботи, бажана вакансія або сфера зайнятості;
• інформація про право на перебування або роботу, якщо така інформація необхідна для подальшого супроводу та надається користувачем добровільно;
• інші дані, які кандидат самостійно передає через форми, месенджери, e-mail або під час консультації.

Через загальні форми Сайту не рекомендується надсилати копії документів, паспортні дані, PESEL, банківські реквізити, медичну інформацію або інші чутливі дані, якщо Адміністратор окремо не запросив такі дані через захищений канал зв’язку та не пояснив мету їх обробки.

3.3. Технічні та аналітичні дані

• IP-адреса;
• тип браузера, операційна система, модель пристрою;
• мова браузера, приблизна геолокація за технічними параметрами;
• дата, час і тривалість відвідування Сайту;
• сторінки, які переглядає користувач;
• джерело переходу на Сайт, UTM-мітки, рекламна кампанія;
• дії на Сайті: натискання кнопок, заповнення форм, відправлення заявок;
• дані cookie та подібних технологій.

4. Цілі обробки персональних даних

Ми обробляємо персональні дані для таких цілей:

• прийом та обробка заявок із Сайту;
• зв’язок із користувачем після заповнення форми «Замовити дзвінок», «Залишити заявку», «Отримати консультацію» або іншої форми на Сайті;
• надання консультацій роботодавцям щодо підбору персоналу, аутсорсингу працівників, юридичного супроводу та умов співпраці;
• підготовка комерційної пропозиції, прогнозу строків закриття вакансії, договору або іншої документації для потенційної співпраці;
• підбір кандидатів відповідно до потреб роботодавця;
• комунікація з кандидатами щодо вакансій, умов роботи, проживання, легалізації перебування або працевлаштування;
• ведення історії звернень і статусів заявок у CRM-системі;
• організація подальшої співпраці, укладення та виконання договорів;
• аналітика ефективності Сайту, реклами та форм заявок;
• покращення структури, контенту, зручності та безпеки Сайту;
• показ релевантної реклами, ремаркетинг та оцінка ефективності рекламних кампаній — за умови наявності відповідної згоди користувача, якщо така згода вимагається законодавством;
• виконання юридичних, податкових, бухгалтерських або регуляторних обов’язків Адміністратора;
• захист прав, законних інтересів та безпеки Адміністратора, користувачів і партнерів.

5. Правові підстави обробки даних

Залежно від ситуації персональні дані можуть оброблятися на таких правових підставах:

• згода користувача — наприклад, під час заповнення форми, надання згоди на маркетингову комунікацію або використання аналітичних/маркетингових cookie;
• вжиття заходів до укладення договору або виконання договору — коли користувач звертається щодо співпраці, працевлаштування, підбору персоналу або отримання послуг;
• виконання юридичних обов’язків Адміністратора — зокрема у сфері бухгалтерського, податкового, трудового або міграційного законодавства, якщо такі обов’язки застосовуються;
• законний інтерес Адміністратора — зокрема комунікація з користувачами, ведення CRM, забезпечення безпеки Сайту, захист правових інтересів, аналіз ефективності послуг та покращення якості сервісу.

6. Форми на Сайті та добровільність надання даних

Надання персональних даних через форми Сайту є добровільним, але може бути необхідним для отримання консультації, зворотного дзвінка, комерційної пропозиції, інформації про вакансії або початку співпраці.

Якщо користувач не надасть контактні дані, Адміністратор може не мати можливості відповісти на звернення або надати запитувану інформацію.

Натискаючи кнопку відправлення форми, користувач підтверджує, що ознайомився з цією Політикою та розуміє порядок обробки своїх персональних даних.

7. CRM, аналітика та рекламні інструменти

Для обробки заявок, комунікації та ведення історії взаємодії з користувачами Адміністратор може використовувати CRM-систему HubSpot або іншу CRM-систему, підключену до Сайту.

Для аналізу роботи Сайту, поведінки користувачів і ефективності рекламних кампаній можуть використовуватися Google Analytics, Google Tag Manager, Meta/Facebook Pixel та інші подібні інструменти.

Такі сервіси можуть збирати технічні та аналітичні дані за допомогою cookie, пікселів, тегів або подібних технологій. Аналітичні та маркетингові cookie використовуються лише за умови наявності відповідної згоди користувача, якщо така згода вимагається законодавством.

8. Файли cookie

Сайт може використовувати такі категорії cookie:

• необхідні cookie — забезпечують базову роботу Сайту, безпеку, завантаження сторінок і відправлення форм;
• аналітичні cookie — допомагають зрозуміти, як користувачі взаємодіють із Сайтом, які сторінки переглядають і які форми використовують;
• маркетингові cookie — можуть використовуватися для показу релевантної реклами, ремаркетингу та вимірювання ефективності рекламних кампаній;
• функціональні cookie — можуть запам’ятовувати налаштування користувача, наприклад мову або інші параметри взаємодії із Сайтом.

Користувач може змінити налаштування cookie у банері згоди на Сайті або у налаштуваннях свого браузера. Вимкнення окремих cookie може вплинути на коректність роботи деяких функцій Сайту.

9. Кому можуть передаватися персональні дані

Персональні дані можуть бути передані лише в обсязі, необхідному для досягнення цілей, описаних у цій Політиці. Отримувачами даних можуть бути:

• працівники та уповноважені представники Recrut Agency;
• постачальники хостингу, домену, технічної підтримки та адміністрування Сайту;
• CRM-системи, сервіси електронної пошти, телефонії, месенджерів та комунікацій;
• постачальники аналітичних і рекламних інструментів, зокрема Google та Meta, якщо такі інструменти підключені до Сайту;
• юридичні, бухгалтерські, податкові або кадрові консультанти, якщо це необхідно для співпраці чи виконання законодавчих вимог;
• роботодавці або партнери, якщо кандидат надав згоду або якщо передача необхідна для розгляду кандидатури, організації працевлаштування чи виконання домовленостей;
• державні органи, суди, контролюючі органи або інші уповноважені особи — лише у випадках, передбачених законом.

Адміністратор не продає персональні дані користувачів третім особам.

10. Міжнародна передача даних

Оскільки Recrut Agency може працювати з роботодавцями, кандидатами, партнерами та сервісами в різних країнах, персональні дані можуть передаватися за межі Польщі або Європейської економічної зони, зокрема у зв’язку з використанням міжнародних IT-сервісів, CRM, аналітики, рекламних інструментів або співпраці з кандидатами з України, Білорусі, країн Азії чи інших держав.

У разі міжнародної передачі даних Адміністратор застосовує належні правові підстави та захисні механізми, передбачені GDPR, зокрема стандартні договірні положення, рішення про адекватність захисту або інші доступні гарантії, якщо вони необхідні.

11. Строк зберігання персональних даних

Персональні дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для цілей, для яких вони були зібрані, або протягом строку, передбаченого законодавством.

• дані із форм заявки та консультації — протягом періоду обробки звернення та подальшої комунікації, але зазвичай не довше 24 місяців після останнього контакту, якщо не розпочато договірну співпрацю;
• дані, пов’язані з договором, рахунками, бухгалтерією або юридичними обов’язками — протягом строків, передбачених відповідним законодавством;
• дані кандидатів — протягом періоду підбору та організації працевлаштування, а за наявності згоди на майбутні вакансії — до відкликання згоди, але не довше 12 місяців;
• маркетингові дані — до відкликання згоди або заперечення проти такої обробки;
• технічні та аналітичні дані — відповідно до налаштувань конкретних аналітичних, рекламних і технічних сервісів.

Після завершення відповідного строку персональні дані видаляються, анонімізуються або зберігаються лише в межах, необхідних для захисту правових інтересів Адміністратора.

12. Права користувача

Користувач має право:

• отримати підтвердження, чи обробляються його персональні дані;
• отримати доступ до своїх персональних даних;
• вимагати виправлення неточних або неповних даних;
• вимагати видалення даних, якщо для цього є законні підстави;
• вимагати обмеження обробки даних;
• заперечити проти обробки даних на підставі законного інтересу Адміністратора;
• відкликати згоду на обробку даних у будь-який момент, якщо обробка здійснюється на підставі згоди;
• отримати дані у структурованому, загальновживаному та машиночитному форматі, якщо це застосовується;
• подати скаргу до наглядового органу з питань захисту персональних даних.

Для реалізації своїх прав користувач може звернутися до Адміністратора за адресою: artur.k@reachastral.com.

Користувач також має право звернутися зі скаргою до польського наглядового органу — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska, сайт: https://uodo.gov.pl.

13. Маркетингові повідомлення

Адміністратор може надсилати користувачу інформаційні або маркетингові повідомлення про послуги Recrut Agency, вакансії, умови співпраці, спеціальні пропозиції або корисні матеріали лише за наявності відповідної правової підстави, зокрема згоди користувача, якщо така згода вимагається законодавством.

Користувач може у будь-який момент відмовитися від маркетингових повідомлень, написавши на e-mail artur.k@reachastral.com з темою «Відмова від маркетингових повідомлень» або скориставшись іншим доступним механізмом відписки, якщо він передбачений у повідомленні.

14. Автоматизоване прийняття рішень і профілювання

Адміністратор не приймає щодо користувачів рішень, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці персональних даних і можуть мати для користувача юридичні або подібні істотні наслідки.

Рекламні та аналітичні інструменти можуть використовувати обмежене профілювання для формування аудиторій, аналізу ефективності реклами або показу релевантних оголошень. Таке профілювання не використовується для автоматичного прийняття рішень щодо працевлаштування, укладення договору або надання послуг.

15. Безпека персональних даних

Адміністратор застосовує організаційні та технічні заходи для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, втрати, знищення, зміни або незаконного розголошення.

До таких заходів можуть належати контроль доступу до CRM та інших систем, використання захищених каналів комунікації, обмеження доступу лише для уповноважених осіб, резервне копіювання, оновлення програмного забезпечення та інші розумні заходи безпеки.

Водночас передача даних через Інтернет не може бути повністю безризиковою, тому користувачам не рекомендується надсилати через відкриті форми Сайту надмірні або чутливі дані, які не є необхідними для первинного звернення.

16. Посилання на сторонні ресурси

Сайт може містити посилання на сторонні сайти, сервіси, соціальні мережі, месенджери або платформи. Адміністратор не відповідає за політики конфіденційності та практики обробки персональних даних таких сторонніх ресурсів.

Перед передачею даних на сторонніх платформах користувачу рекомендується ознайомитися з їхніми власними політиками конфіденційності.

17. Зміни до Політики

Адміністратор може періодично оновлювати цю Політику, зокрема у разі зміни функціоналу Сайту, підключення нових сервісів, зміни способів обробки персональних даних або вимог законодавства.

Актуальна версія Політики розміщується на Сайті. Нова редакція Політики набирає чинності з моменту її публікації, якщо інше не зазначено в самій Політиці.

18. Контакти для питань щодо персональних даних

З усіх питань, пов’язаних із цією Політикою, обробкою персональних даних або реалізацією прав користувача, можна звернутися до Адміністратора:

сайт: https://recrutagency.artkostudio.com.

компанія: Recrut Agency / Real Invest Group Sp. z o. o;

e-mail: artur.k@reachastral.com;

телефон: +48 574 055 757;